Dla przedsiębiorstwa niezwykle istotne są faktury – wie to każdy przedsiębiorca. Stanowią one głównie niezbędne potwierdzenie transakcji. Nie należy zapominać, że generowane w firmie setki, a nawet tysiące faktur to skomplikowane zadanie wymagające wiele czasu i nakładów pieniężnych. Pomimo, że tworzenie i wysyłanie faktur online ma mnóstwo zalet wciąż niewiele osób się na nie decyduje. Co można zyskać wybierając tworzenie faktur online? Jakie są wady tego rozwiązania?

Najważniejsze informacje o oprogramowaniu do faktur

Tworzenie i wysyłanie faktur oraz różne dodatkowe funkcje są możliwe dzięki oprogramowaniu do fakturowania. Systemy zazwyczaj zsynchronizowane są z bazą danych lub korzystają z chmury, z tego powodu główne podstawy pisania faktur są zautomatyzowane.

Korzyści z posiadania programu do faktur

Program do faktur ma wiele zalet. Przede wszystkim umożliwia zaoszczędzić czas i jest przyjazne dla środowiska, a także wystawianie papierowych faktur wymaga nakładu środków. Wysyłanie poczty jest czasochłonne – dlatego też zastosowanie faktury online pozwala zaoszczędzić czas. Korzystając z programu można mieć również pewność, że faktury zostaną odpowiednio chronione. Ponadto samo przechowywanie faktur online jest bardzo wygodne i dużo prostsze niż wkładanie ich do teczek. 

Program do faktur – wady?

Jeżeli zwykliśmy pracować na tradycyjnych fakturach, potrzebne będzie nieco czasu. Twórcy oprogramowania przykładają wagę, by interfejs był czytelny, a program intuicyjny w obsłudze.

Dlaczego opłaca się wybrać oprogramowanie do faktur?

Gdy mowa o codziennym uproszczeniu pracy w biurze – system do wystawiania faktur nie ma sobie równych. Zyskujemy dzięki niemu pieniądze i czas. Program jest godny rozważenia w swojej firmie i ma więcej zalet niż wad.

Posiadanie swojej działalności gospodarczej to niezwykle odpowiedzialne zajęcie, które polega nie tylko na działalności wytwórczej, sprzedaży produktów czy też realizacji różnorodnych usług. Niezwykle ważną kwestią jest oprócz tego odpowiednie zarządzanie przedsiębiorstwem i zwracanie uwagi na sprawy urzędowe, skarbowe, związane z kadrami, płacami, itp. Szczególnie ważne są bezbłędne rozliczenia finansowe z kupującymi, partnerami biznesowymi oraz rozliczenia z urzędami skarbowymi.

Spore grono przedsiębiorców generuje faktury VAT czy też standardowe faktury jako dokumenty rozliczeniowe. Faktury są odpowiedzialne za informowanie partnerów biznesowych oraz urzędników kontrolujących tego typu dokumenty o typie wykonanej usługi, sprzedanego produktu, itp. Oprócz tego udzielają one informacji o cenie netto, podatku, łącznej kwocie brutto do zapłaty, itp. Znajdują się tam również informacje na temat sprzedającego oraz nabywcy. Kupujący może „wrzucić fakturę w koszty”, zmniejszając w ten sposób własne podatki, podczas gdy sprzedawca archiwizuje fakturę w celu rozliczenia tego dokumentu z organami podatkowymi.

Dlaczego powinno się pamiętać o dokładnym wypełnianiu faktur?

Właściwe sporządzanie faktur i odpowiednie zarządzanie tego typu dokumentami odgrywa kluczową rolę w zakresie rozliczeń podatkowych. Organy podatkowe, do grona których zaliczają się urzędy skarbowe są uprawnione do zorganizowania osobistych oraz elektronicznych kontroli faktur, dokumentów rachunkowych oraz rozliczeniowych, a jakiekolwiek niezgodności są karane mandatami, a w skrajnych przypadkach ograniczeniem wolności. To właśnie dlatego nikogo nie powinien dziwić fakt, że wielu właścicieli firm poszukuje pomocy w prowadzeniu księgowości.

Usługi biur rachunkowych

Nie każdy ma czas, możliwości albo umiejętności potrzebne do samodzielnego prowadzenia rachunkowości. To właśnie dlatego wielu przedsiębiorców korzysta z ofert zewnętrznych biur trudniących się firmową księgowością własnych klientów. W biurach takich zatrudnione są doświadczone osoby, które używają specjalistycznych aplikacji wspomagających ich pracę. Dobry program do faktur sprawia, że wszystkie rozliczenia są dokładne oraz zgodne z obecnie obowiązującym prawem.

Prowadzenie księgowości w przedsiębiorstwie to niezwykle istotne zajęcie pod względem rozliczania się z osobami zatrudnionymi oraz urzędami podatkowymi. W związku z tym bardzo ważną kwestią jest odpowiednie sporządzanie faktur oraz rachunków, na bazie których określane są przychody, koszty i generowane są rozliczenia czy też inne ważne dokumenty rachunkowe. Spore grono właścicieli firm korzysta z usług zewnętrznych biur rachunkowych, których pracownicy posiadają dużą wiedzę oraz umiejętności związane z rachunkowością.

Można jednak zauważyć, że oferty biur rachunkowych w rzeczywistości nie są jedynym właściwym rozwiązaniem kłopotu z zakresu prowadzenia rachunkowości w firmie. Dostępne są również nowoczesne aplikacje komputerowe oraz aplikacje działające on-line, dzięki którym możliwe jest generowanie faktur. Wysokiej jakości program do fakturowania to główne narzędzie pracy sporej grupy biur księgowych, ale z programów tego typu korzysta również szerokie grono przedsiębiorców zainteresowanych samodzielnym prowadzeniem księgowości co przekłada się na wyższe oszczędności. Należy zwrócić uwagę na to jakie opcje posiadają takie aplikacje.

Skuteczne tworzenie faktur oraz rachunków

Każdy profesjonalny program do faktur online jest rozwiązaniem umożliwiającym tworzenie faktur w sposób szybki i łatwy. Oprócz standardowych faktur, programy takie tworzą faktury VAT, rachunki oraz dużo innych typów dokumentów przychodowych. Utworzone dokumenty są zgodne z prawami rachunkowymi, które aktualnie są stosowane na obszarze naszego kraju. Warto korzystać z tego typu programów, ponieważ umożliwiają one zapamiętywanie danych kontrahentów, dzięki czemu kolejne faktury dla regularnych kupujących można wystawiać korzystając z kilku kliknięć.

Zachowywanie dokumentów sprzedażowych i kosztowych

Nowoczesne aplikacje do fakturowania to aplikacje, które są w stanie zachowywać w pamięci (zabezpieczone na serwerze) wszelkie faktury sprzedażowe czyli wszystkie wygenerowane oraz zatwierdzone faktury oraz rachunki. Poza tym użytkownicy takich programów mają możliwość dodawania na serwer wszelkiego rodzaju dokumentów rozchodowych stanowiących potwierdzenie zakupów wykonanych w związku z posiadaną firmą. Są one istotne przy raportach miesięcznych oraz kwartalnych oraz określaniu wielkości podatków.

Tworzenie sprawozdań, rozliczeń okresowych i dokumentacji rachunkowej

Informacje z wszystkich faktur sprzedażowych oraz kosztowych są zachowywane na serwerze. Na ich podstawie można szybko oraz bez problemów sporządzić plik JPK, rozliczenie miesięczne lub kwartalne, deklarację VAT, roczne sprawozdanie podatkowe, Księgę Przychodów i Rozchodów czy też dużo innych istotnych dokumentów niezbędnych do prowadzenia rozliczeń z urzędami czy też osobami zatrudnionymi. Poza tym profesjonalne programy internetowe zapewniają możliwość wysyłania takich dokumentów bezpośrednio do urzędów za pośrednictwem Internetu.

Na rynku oferowanych jest dużo funkcjonalnych programów internetowych umożliwiających tworzenie dokumentów rachunkowych oraz zarządzanie księgowością w swojej firmie. Dzięki przechowywaniu danych na zabezpieczonych serwerach, użytkownik może cieszyć się dostępem do wszystkich funkcji, własnych faktur, dokumentów oraz informacji pod warunkiem korzystania z urządzenia mającego połączenie internetowe. Bezproblemowy dostęp do funkcji takich programów nie jest ich jedynym atutem. Warto przyjrzeć się bliżej mocnym stronom takich programów.

Możliwość sporządzania wielu dokumentów księgowych

Dobry program do faktur online to rozwiązanie umożliwiające sporządzanie wielu rodzajów dokumentów. Innymi słowy programy tego rodzaju są praktyczne nie tylko dla przedsiębiorstw wystawiających standardowe dokumenty sprzedażowe, ale również dla firm które wystawiają rachunki, faktury pro-forma, marża i wiele innych. Nie trzeba chyba dodawać wszystkie dokumenty są zgodne z obowiązującymi przepisami.

Regularne aktualizacje oprogramowania

Należy też podkreślić, że dzisiejsze internetowe programy przeznaczone do fakturami i firmową rachunkowością podlegają regularnym aktualizacjom. Mają one na celu pozbywanie się ewentualnych błędów oraz dodawanie wielu usprawnień dla osób korzystających. Najczęstszym powodem takich aktualizacji są jednak często ulegające zmianie się przepisy podatkowe. Dzięki częstym aktualizacjom, osoba korzystająca z programu może mieć pewność, że zarządza swoją księgowością zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Bezproblemowa obsługa nawet dla początkujących osób

Nie trzeba posiadać specjalistycznej wiedzy czy też wykształcenia, aby móc korzystać z aplikacji do faktur dostępnych w Internecie. Funkcjonują one zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zasadami matematycznymi, a także nowoczesnymi technologiami przetwarzania informacji. Co więcej, wiele takich rozwiązań oferuje dodatkową pomoc prawdziwych księgowych, którzy konsultują się z użytkownikami, udzielają odpowiedzi na pojawiające się zapytania czy też kontrolują sporządzone dokumenty w poszukiwaniu ewentualnych nieprawidłowości, możliwych dodatkowych odliczeń, itp. W ten sposób nawet początkujące osoby nie muszą się martwić o prawidłowość sporządzanych dokumentów i prowadzonych rozliczeń.